Wolfgang Wöhrmann - Flächenmanagement - Flächenbedarfsermittlung

Als Flächenmanager kennen Sie den gesamten Flächenverbrauch Ihrer Organisation, gemessen in m² BGF. Wenn Sie diesen Wert durch die Anzahl der (fest angestellten) Mitarbeiter teilen, erhalten Sie den durchschnittlichen Flächenverbrauch pro Mitarbeiter, wiederum gemessen in m² BGF pro Mitarbeiter, eine Umrechnung nach dem Schema der gif ergibt die Mietfläche Ihrer Verwaltungsgebäude - denn darüber sprechen wir hier - resp. die Mietfläche pro Mitarbeiter.
Ein Vergleich mit den veröffentlichten Daten zum Flächenverbrauch von Bürogebäuden gibt - im Sinne von Benchmarking - einen ersten Hinweis darauf, wo man mit seinem eigenen Flächenverbrauch liegt.
Die bekannteste Studie nicht nur zum Flächenverbrauch in Büros liefert die Firma Jones Lang Lasalle mit ihrer jährlich publizierten Büroflächenanalyse. Folgende Werte liegende für die letzten Jahre vor und können im Internet auch eingesehen werden (für die Jahre 2004, 2006 und 2008 liegen keine Werte vor):

Diese ca. 33 m² Mietfläche pro Mitarbeiter würden ca. 35 bis 37 m² BGF entsprechen, denn bezogen auf die BGF machen die Konstruktionsgrundfläche und die Technische Funktionsfläche jeweils ca. 10 % aus.
Der Anstieg auf 33,2 m² im Vergleich zu 2007 ist dabei der Wirtschaftskrise und dem damit verbundenen Beschäftigungsabbau geschuldet und dürfte sich mit einer gewissen Zeitverzögerung einem halben Jahr wieder nach unten bewegen.
Würde man die Fahrzeugabstellflächen, also die Tiefgaragenplätze ebenfalls berücksichtigen, müsste man den Flächenwert noch einmal erhöhen, in Abhängigkeit davon, wie viel Prozent der Mitarbeiter einen Stellplatz zur Verfügung gestellt bekommt. Pro Stellplatz rechnet man mit einer BGF von ca. 26 m². In der Tabelle von Gottschalk wird davon ausgegangen, dass jeder zehnte Mitarbeiter einen Stellplatz erhält, was einem Kennwert von 2,6 m² pro Mitarbeiter entspricht.

Wenn diese Durchschnittswerte nicht überschritten werden, ist man als Flächenmanager erst einmal auf der sicheren Seite. Das Nichtüberschreiten dieser Kennziffern sagt jedoch nichts über das Verhältnis der einzelnen Flächenarten zueinander aus, d.h. selbst wenn Sie mit Ihrem Flächenverbrauch in der Größenordnung von 33 m² Mietfläche bzw. 35 m² BGF pro Mitarbeiter liegen, können Ihre Büro durchaus unterdimensioniert sein.
Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Flächenanteile, die nach der alten DIN 277 (von 19987) zu den Nebennutzflächen gerechnet wurden (NNF) gerechnet wurden, also hauptsächlich Toiletten, Abstellräume und Garderoben zu großzügig zugeschnitten sind.
Deshalb hat sich zur Beurteilung der Flächenwirtschaftlichkeit von Verwaltungsgebäuden eine zweite Kennziffer etabliert, das Verhältnis von HNF zur BGF, sie sollte in der Größenordnung von 70% liegen, also HNF : BGF = 0,7 .

Wenn Ihre Flächenkennwerte nun diesen beiden Kriterien genügen, muss in einem nächsten Schritt festgestellt werden, ob diese Durchschnittswerte auch für Ihre Organisation zutreffen, oder ob eine individuelle Flächenbedarfsermittlung für die von Ihnen untersuchten Verwaltungsgebäude zu abweichenden Ergebnissen kommt, sei es, dass Ihr Verbrauch über oder unter dem Durchschnitt liegt.
Die dazu notwendigen organisatorischen Untersuchungen - neudeutsch Prozessanalyse - sind i.d.R. sehr zeitaufwendig und teuer und können daher nur in größeren Zeitabständen durchgeführt werden.
Konkret muss untersucht werden
- die Aufbaubauorganisation des Unternehmens (Stellenplan, Hierarchie)
- die Ablauforganisation (die Prozesse).
Daraus ergeben sich bzw. müssen konkret festgelegt werden:
- der jetzt verbindliche Stellenplan mit der genauen Anzahl der Arbeitsplätze in den einzelnen Hierarchiestufen
- die Arbeitsplatztypen
- die Büroform.
Zu den Einzelheiten sei hier auf die einschlägigen Publikationen verwiesen, die allerdings rar gestreut sind. Von den großen Firmen, die sich mit der Thematik der Büroorganisation beschäftigen, ist fast nichts zur Vorgehensweise dokumentiert, man könnte meinen, nach dem Motto: "Solange unsere Beratungstagessätze noch ausreichend hoch sind, warum sollen wir offen legen, wie es funktioniert?"
Dabei sind die der Flächenbedarfsermittlung zugrunde liegenden Verfahren und Algorithmen zwar nicht trivial, aber wie der Name Algorithmus schon sagt, liegt allen eine Rechenanweisung zugrunde, die nach Eingabe der Eingangsparameter (Anzahl und Größe der Arbeitsplatztypen) das gewünschte Ergebnis (die BGF bzw. Mietfläche des Untersuchten Gebäudes) quasi auf Knopfdruck liefert. Dabei hat man während des Rechenganges mehrere Stellknöpfe zur Feinsteuerung zur Verfügung.

Alle Kennziffern bzw. Schema beruhen letztlich auf statistischen Untersuchungen realisierter Verwaltungsgebäude. Dabei werden nicht nur die BGF aller Gebäude ermittelt, sondern auch alle Untergruppen der DIN 277 bis mindestens zur zweiten Gliederungsebene. Damit verfügt man - wenn die Anzahl der untersuchten Gebäude groß genug und repräsentativ ist - über den durchschnittlichen Flächenverbrauch aller Grundflächen eines zu planenden oder zu überprüfenden Gebäudes.
Weiterhin hat man versucht, funktionale Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Flächen herzustellen.
Da die Gliederungssystematik der DIN 277 für planerische Zwecke, insbesondre die Flächenbedarfsplanung nur bedingt geeignet ist, wird von allen Protagonisten eine über die DIN hinausgehende Klassifizierung der Hauptnutzflächen vorgenommen.

Im Folgenden werden drei Schemata vorgestellt, das erste mit freundlicher Genehmigung von Prof. Dr.-Ing. Ottomar Gottschalk, dem Nestor der deutschen Büroorganisatoren. Das zweite Schema ist dem Internetauftritt des Büro-Forums entnommen, einem überregionalem Zusammenschluss von Büromöbelherstellern, die sich mit ihrem Auftritt den Grundlagen der Planung von Verwaltungsgebäuden verschrieben haben. Von der Systematik und dem Ergebnis her sind sie wohl den "New Workern" zuzuschreiben. Das dritte Schema schließlich basiert auf den Vorschriften der RBBau, den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes und ist für öffentliche Bauvorhaben, nicht nur für Verwaltungsgebäude, verbindlich.

Brutto-Grundfläche je Arbeitsplatz nach Ottomar Gottschalk

Gottschalk, dessen in mehreren Auflagen erschienenes Standardwerk "Verwaltungsbauten" als Klassiker schlechthin gilt, wenn es um die Systematik und Vorgehensweise bei der Planung von Verwaltungsgebäuden geht, teilt die Flächenarten auf der obersten Ebene in die sog. Programmflächen, das sind die, die sich vom Bedarf des zu planenden Gebäudes programmieren lassen und die Versorgungsflächen, das sind die, die für die Versorgung des Betriebes notwendig sind. Ihre Größe ergibt sich aus dem Entwurf des Gebäudes.
Die Programmflächen werden jetzt weiter in Büro- und Sonderflächen unterteilt, zu den Versorgungsflächen gehören die Flächen zur Unterbringung der Gebebäudetechnik, die horizontalen und vertikalen Verkehrsflächen sowie die Konstruktionsflächen.
Die Nomenklatur entspricht der alten DIN, eine Umrechnung auf die neue DIN dürfte ohne Probleme möglich sein.
Die vollständige - dem Buch von Gottschalk entnommene - Tabelle finden Sie im Anschluss.

Ausgangspunkt der Berechnung sind jetzt die einzelnen Arbeitsplätze, konkret die Räume, die sich nach Optimierung unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften ergeben, nach der Terminologie der folgenden Tabelle die "Arbeitsplätze". Für die Anpassung im Gebäude (Achsoptimierung) ist ein Zuschlag von 10 Prozent berücksichtigt.
Zur Ermittlung der BGF brauchen jetzt nur noch die Werte der Tabelle zugeschlagen werden, was mit Hilfe einer simplen Excel-Tabelle erfolgen kann. Da Gottschalk jede seiner Kennziffern ausführlich herleitet, ist eine Anpassung auf eigene Verhältnisse möglich. Sind die Werte eines Bereiches, z.B. der EDV aufgrund betrieblicher Vorgaben schon bekannt, wird anstelle der Kennziffern mit den vorgegebenen Werten gearbeitet.
Ohne einen Architekten mit einer zeit- und kostenaufwendigen Vorplanung zu beauftragen, kann der Facility- und/oder Flächenmanager einer Organisation eine hinreichend genaue Aussage über den Flächenverbrauch der geplanten Verwaltungsgebäude machen, wenn die Anzahl der der Typ der Arbeitsplätze bekannt sind.
Nicht anderes machen die großen und renommierten Büroberatungs-Organisationen, die sich diesen Rechengang allerdings üppig honorieren lassen.
Die Verfahren selber stehen und fallen natürlich mit der Verlässlichkeit ihrer Prognosen. Wird bei der Errichtung mehrerer Verwaltungsgebäude eine Prognosegenauigkeit von 90 Prozent oder mehr erreicht, kann man sich auf ihre Treffsicherheit verlassen.
Im Anschluss finden Sie die Zahlenwerte nach den Erfahrungswerten von Gottschalk.

Bruttoflächenbedarf für Büro-Arbeitsplätze nach Neufert

Auch die Bauentwurfslehre von Neufert, das Standardwerk der Entwurfslehre für Architekten zum mindesten im deutschsprachigen Raum, kommt in ihrer 2005 erschienenen 38. Auflage zu folgenden Zahlen, was die durchschnittlichen Flächenansprüche von Büroarbeitsplätzen in Verwaltungsgebäuden betrifft:

Flächenbedarfsanforderungen à la New Work
Büro-Forum

Eine ganz andere Systematik zur Flächenbedarfsermittlung von Verwaltungsgebäuden ist vom oben schon erwähnten Büro-Forum in seinem Internet-Auftritt veröffentlicht worden. Schon ein flüchtiger Blick auf die in der Tabelle veröffentlichten Begriffe verdeutlicht, dass hier die "New Worker", wie man sie neudeutsch nennt, die Planung übernommen, also die Vertreter nonterritorialer Bürokonzepte mit ihren Sharing Arbeitsplätzen, Caddy Garagen, Meeting Points, und was sonst noch alles zu einem modernen Büro dazu gehört.
Ohne hier schon kritisch auf diese Konzepte einzugehen, was ich im Aufsatz zum Artikel von Herrn Dr. Beyerle schon gemacht habe, soll das Rechenschema erst einmal völlig wertungsfrei vorgestellt werden, um es anschließend an den Fakten der vorgefundenen Büro-Realität zu messen.
Ermittelt werden soll mit dem Schema die "Mietfläche", da nicht weiter erläutert, darf vermutet werden, die Mietfläche nach gif.
Ausgangspunkt der Berechnung ist - wie allen Schemata - die (persönlich zugewiesene) Arbeitsfläche, wobei hier unterschieden wird nach stationären und nicht stationären Arbeitsplätzen.
Diesen Arbeitsplätzen werden nun in mehreren Schritten erst die Bürobezogenen Sonderflächen, danach die Stockwerksbezogenen Sonderflächen und zum Schuss die Zentralen Sonderflächen zugeschlagen, um zur Gesamt HNF zu gelangen. Ergänzt man diese noch um die Sonstigen Mietflächen, gelangt man zur Mietfläche, jedoch ohne Stellplätze oder Tiefgaragen.
Im Folgenden finden Sie eine vereinfachte Wiedergabe des veröffentlichten Rechenschemas:

Auffällig an der Tabelle, deren Original vom Büro-Forum im Internet erreichbar ist, sind nun drei Sachverhalte. Erstens bestehen wohl hinsichtlich der Terminologie einige Unsicherheiten. Offensichtlich wird - wie bei fast allen gegenwärtig zugänglichen Publikationen - mit den Begriffen der alten DIN gearbeitet, was an sich kein Vorwurf ist, jedoch werden die Begriffe nicht sauber auseinander gehalten. Alle Zwischensummen werden als HNF bezeichnet, was definitiv bei der letzten Untergruppe, den Sonstigen Mietflächen falsch ist; auch in den anderen Untergruppen gehören z.B. die Putzmittelräume nicht zu den HNF, sondern den NNF und die Eingangshalle zur Verkehrsfläche.
Zweitens fällt auf, dass die Anzahl der Arbeitsplätze nicht mit der Anzahl der unterzubringenden Personen übereinstimmt. Das ist jedoch kein Berechnungsfehler, sondern gerade ein Kennzeichen neuer Arbeitsplatzkonzepte, dass mehr Personen untergebracht werden können (95 + 20 + 15 + 9 + 10 = 149) als physisch Arbeitsplätze im Gebäude vorhanden sind.
Drittens ist zu prüfen, inwieweit die dargestellten Zahlen einer Überprüfung in der Realität standhalten. Wenn man die kleinere Zahl nimmt und von 140 Arbeitsplätzen ausgeht, würde das eine Mietfläche von 15,59 m² (2.182 / 140) bis zu 19,68 m² (2.755 / 140) je Mitarbeiter ergeben.
Geht man von den Zahlen von Jones Lang Lasalle aus, bleibt nur die Feststellung, entweder sind diese Art von Büros noch nicht oder noch nicht in genügendem Maße in den Statistiken berücksichtigt, oder es kommt darin ein Wunschdenken zum Ausdruck, das im Büroalltag von heute noch nicht angekommen ist.

Flächenanforderungen für (Verwaltungs-) Bauten der öffentlichen Hand / Die RBBau

Handelt es ich bei dem zu errichtenden bzw. zu planenden Gebäude um eines im Zuständigkeitsbereich der öffentlichen Hand, wird eine über die (alte) DIN 277 hinausgehende Klassifizierung der Hauptnutzflächen vorgeschlagen, um die Gebäudeflächen systematischer planen sowie vergleichbarer und prüfbarer zu machen.
Das Grobschema sieht wie folgt aus:

Alle Einzel- und Mehrpersonenräume sind mit Tageslicht ausgerüstet. Sie sind dezentral in den Bürogeschossen angeordnet, genauso wie die Bürobezogenen Sonderflächen, zu denen Besprechung, Registratur und Bürotechnik gehören.
Zu den Stockwerksbezogenen Sonderflächen, die i.d.R. abteilungsübergreifend zentral im Stockwerk untergebracht sind, zählen Konferenz, Stockwerksdienste, EDV- Verteilerräume und Teeküchen.
Zur gemeinsamen Nutzung im Gebäude, meistens im Erdgeschoß, manchmal auch im Untergeschoß angeordnet findet man die zentralen Sonderflächen mit Zentralarchiv, Küche und Kantine, den Anlieferungsbereich und das Lager, den zentralen Konferenzbereichbereich und die zentrale Poststelle.
Alle Sonderflächen können auch ohne Tageslicht ausgestattet sein. Der Rest der Flächensystematik folgt der DIN 277.

Die Verfahrensschritte bei der Ermittlung des Flächenbedarfes sind in der RBBau, den Richtlinien für die Durchführung von Bauvorhaben des Bundes klar vorgegeben und können im Internet heruntergeladen werden. Auf eine detaillierte Wiedergabe der Muster wird daher hier verzichtet.
Die Schritte im Einzelnen beinhalten:
a. Stellenplan mit erweitertem Muster 12 aufstellen
b. Raumplan mit erweitertem Muster 13a - d aufstellen
c. Belegungssimulation
d. Flächenabgleich

Im Gegensatz zur Privatwirtschaft bestehen nun im öffentlichen Bereich, je nach Hierarchiestufe des Stelleninhabers Beschränkungen hinsichtlich der Höchstflächen für Geschäftszimmer, die im oberen Bereich aber so üppig bemessen sind, dass man von Beschränkungen nicht mehr reden kann. Sie reichen von 6 m² pro Person bei Unterbringung mehrerer Personen in einem Raum für Schreibkräfte, über 18 m² als Einzelzimmer für Referenten in Ministerien, bis zu 42 - 48 m² als Zimmergrößen für Minister und Staatssekretäre.

Errechnet wird der Flächenbedarf allerdings nicht auf der Grundlage der obigen Raumvorgaben, die lediglich als Höchstgrenzen zu verstehen sind, sondern unter zu Grunde Legung eines Standardraumes, bzw. eines Standardachsmasses. Dabei wird versucht, alle Hierarchiestufen in einem der Räume unterzubringen, die sich aus diesen Maßen ergeben.
Üblicherweise geht man heute von folgenden Maßen aus:

Achsmaß 1,35 m - 1,70 m
Raumtiefe 4,80 m - 5,20 m

Legt man sich nun auf ein mittleres Achsmaß von 1,50 m und eine Raumtiefe von 5,00 m fest, so kommt man zu einer Fläche je Achssprung von 7,50 m und zu einer Fläche des zweiachsigen Standardbüros von 15,00 qm.

Weiterhin ist man in der Lage die Flächenanforderungen der Büros (fast) aller Hierarchiestufen sowie des größten Teils der Sonderflächen abzudecken. Die dann noch notwendigen Flächenanteile werden in der Regel durch Zuschlagszahlen wie bei den obigen Verfahren ermittelt.
Auf der Grundlage dieser Zahlen werden nun folgende Raumtypen festgelegt:

Eine exemplarische Ausgestaltung der Räume finden Sie in der folgenden Abbildung.

Am Beispiel der Flächenermittlung einer Bundesbehörde kann das Schema der RBBau am besten verdeutlicht werden. An erster Stelle steht die Ermittlung der Arbeitsplätze nach Muster 12. Es wird - in dieser Rechnung - von folgenden Arbeitsplätzen ausgegangen:

Diesen Arbeitsplätzen wird nun im nächsten Schritt jeweils ein (Teil-) Raum zugewiesen. Dabei wird auf die oben entwickelten Standardräume zurückgegriffen. In Muster 13 der RBBau schreibt der Gesetzgeber weiterhin vor, dass jedem Raum ein Nutzungscode (NC) und eine Kostenflächenart (KFA) nach Zentralstelle für Bedarfsbemessung und Wirtschaftliches Bauen (ZBWB) in Freiburg. Hinter beiden Begriffen steckt eine weitere Aufgliederung der Flächen nach DIN 277 (alte Fassung) auf bis zu vier Stellen mit genau spezifizierten Ausstattungskriterien, denen genau ein Kostenkennwert, eben die KFA zugewiesen werden kann.
Darüber hinaus ist der Anteil der Funktions- und Verkehrsflächen (FF, VF) abzuschätzen.
Ohne Berücksichtigung der letzten beiden Punkte, die den Rahmen dieser Darstellung sprengen würden, hier nun die Ermittlung der "Bürofläche", womit der Teil der Büros gemeint ist (alte HNF), die ständig als Büros genutzt werden. Dabei differiert die Zahl der Arbeitsplätze durchaus mit der Anzahl der Räume, da etliche Räume mit zwei und mehr Personen besetzt sind und auf der anderen Seite (ganz) wenigen Personen kein Raum zugewiesen werden kann.

Als nächstes werden die bürobezogenen Sonderflächen ermittelt. Es ergeben sich folgende Werte:

Die stockwerksbezogenen Sonderflächen und die zentralen Sonderflächen sind i.d.R. nicht mehr eindeutig den Abteilungen zuzuordnen, jedoch wird ab hier nach hell und dunkel unterschieden, wobei unter hell eine oberirdische Unterbringung und unter dunkel eine unterirdische Unterbringung zu verstehen ist. Die Unterscheidung der Flächen - auch der mit diesem Schema nicht detailliert nachgewiesenen - nach diesem Kriterium ist insofern von großer Bedeutung als von ihr unmittelbar die Geschossflächenzahl als oberirdischer Anteil eines Gebäudes abgeleitet werden kann.
Hier nun die Rechenschemata:

Diese (leicht modifizierten) Zahlen beruhen auf der Auswertung eines realen Objektes, nämlich dem Umzug einer Oberbehörde von Bonn nach Berlin. Der Umzug wurde seinerzeit zum Anlass genommen, einheitliche Flächenstandards durchzusetzen, was zu einer deutlichen Reduzierung des Flächenbedarfes geführt hat.
Der hier ermittelte Flächenbedarf dürfte der HNF der alten DIN 277 entsprechen. Die Gesamtfläche beträgt 7.630,50 m² (3.552,50 + 765 + 223 + 3.090), die Anzahl der Arbeitsplätze liegt bei 265 Personen, dividiert man beide Werte durcheinander, erhält man einen Flächenverbrauch m² HNF pro Person von 28,79 m². Der Wert entspricht - nach der Terminologie von Gottschalk - in etwa der Programmfläche. Die Mietfläche nach Definition der gif liegt geringfügig höher.
Das Gebäude weist darüber hinaus ein Spezifikum auf, das relativ große Zentralarchiv von 2.700 m². Um zu "fairen" Vergleichszahlen zu kommen, müsste dieser Wert von der Gesamfläche abgezogen werden. Bei Berücksichtigung dieses Umstandes ergibt sich dann folgender Benchmarking-Wert 4.950 m² (7.60,50 minus 2.700) dividiert durch 208 Personen (226 minus 18) = 23,70.
Auffällig bei beiden Werten ist wieder, dass sie erheblich über den (theoretischen ?) Werten des Büro-Forums liegen.
Der Gesamtflächenverbrauch des Gebäudes wird nun anhand statistischer Durchschnittswerte - wie oben dargestellt - ermittelt, es sei denn, man erstellt schon in dieser frühen Planungsphase eine komplette Vorplanung. Das wäre allerdings zeitaufwendig und teuer und soll eben durch die hier vorgestellten Verfahren vermieden werden. Ein komplett durchgerechnetes Beispiel - nach der Methode von Gottschalk - finden Sie in meiner Monographie Flächenbewirtschaftung in Verwaltungs- und Bürogebäuden.